E-Rechnung im Webdesign

Die E‑Rechnung wird zur neuen Pflicht im Geschäftsalltag. Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen in digital strukturierter Form empfangen und – mit Übergangsfristen – auch versenden können. Dabei geht es nicht einfach um eine PDF per E-Mail, sondern um ein maschinenlesbares Format wie XML. Ziel ist ein effizienterer, schnellerer und fehlerfreier Rechnungsprozess. Wer sich frühzeitig mit der E‑Rechnung beschäftigt, spart Zeit, senkt Kosten und erfüllt kommende gesetzliche Anforderungen. Besonders für Selbstständige und kleine Betriebe wie Webdesigner lohnt sich der rechtzeitige Einstieg in die digitale Rechnungswelt.

Was sich mit der E‑Rechnung ändert – und ab wann

Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die schrittweise Einführung der E‑Rechnung im B2B-Bereich. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Es reicht künftig nicht mehr aus, eine PDF per E‑Mail zu verschicken. Eine gültige E‑Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – wie z. B. XML – erstellt und übermittelt werden.

Für den Versand gelten gestaffelte Fristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E‑Rechnungen auch versenden. Alle übrigen Unternehmen, einschließlich kleiner Betriebe, sind ab dem 1. Januar 2028 verpflichtet, E‑Rechnungen zu verschicken. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen aber E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Bis Ende 2026 – bzw. für kleinere Unternehmen bis Ende 2027 – dürfen bei Zustimmung des Empfängers weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verwendet werden.

E‑Rechnung mit XRechnung: Pflicht bei öffentlichen Aufträgen

Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, muss schon heute E‑Rechnungen verschicken. In diesen Fällen gilt der Standard „XRechnung“. Diese Variante erfüllt spezifische Vorgaben, die deutsche Behörden bei der Rechnungsverarbeitung benötigen. XRechnungen enthalten Pflichtfelder wie Rechnungsbetrag, Steuersätze oder die sogenannte Leitweg-ID. Webdesigner, die öffentliche Institutionen als Kunden haben, sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware den Export von XRechnungen unterstützt. Alternativ bietet sich das hybride Format ZUGFeRD 2.2 mit integriertem XML-Datensatz an. Wer das frühzeitig umsetzt, reduziert Rückfragen und beschleunigt Zahlungseingänge.

E‑Rechnung im Webdesign-Alltag: Praktische Auswirkungen auf die Arbeitsweise

Die Einführung der E‑Rechnung wirkt sich auch auf die Arbeitsprozesse kleiner Webdesign-Agenturen aus. Digitale Rechnungen im XML-Format können automatisiert verarbeitet und leichter in bestehende Buchhaltungsabläufe eingebunden werden. Der Aufwand für das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten verringert sich. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren lässt sich mit elektronischen Formaten einfacher erfüllen. Voraussetzung ist eine geeignete Software, die strukturierte E‑Rechnungen erstellen und empfangen kann. Für viele kleinere Betriebe bedeutet die Umstellung zunächst zusätzlichen Aufwand – langfristig können jedoch gewisse Abläufe standardisiert werden.

Fazit:

Die E‑Rechnung wird stufenweise eingeführt und betrifft Unternehmen je nach Größe und Umsatz zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Für viele kleinere Betriebe, darunter auch Webdesign-Agenturen, besteht aktuell noch kein unmittelbarer Handlungsdruck. Dennoch kann es sinnvoll sein, sich frühzeitig mit den Anforderungen und technischen Voraussetzungen vertraut zu machen, um später reibungslos umzustellen.